System dla firm, które sprzedają, montują i serwisują urządzenia u klientów

Sprzedaż, realizacja i serwis w końcu działają jak jeden proces.

System łączy ofertę, zlecenie, pracę technika, dokumentację i historię urządzenia. Informacje zebrane podczas sprzedaży przechodzą do realizacji, a po zakończeniu pracy powstaje protokół, dane do rozliczenia i termin kolejnego serwisu.

Zobacz, jak zlecenie przechodzi przez system Przejdźmy razem przez Wasze zlecenie

Od zaakceptowanej oferty, przez pracę u klienta aż po dokumentację i dalszy serwis urządzenia.

Gdzie wraca ręczna praca

Wraz ze wzrostem firmy coraz więcej pracy wraca do biura.

Nie dlatego, że ludzie sobie nie radzą. Informacje powstają w jednym miejscu, są potrzebne w drugim, a pomiędzy procesami ktoś musi je odnaleźć, przepisać albo dopowiedzieć przez telefon.

Po sprzedaży

Oferta jest zaakceptowana. Do realizacji ponownie zbierane są dane.

Koordynator ponownie zbiera klienta, lokalizację, zakres i ustalenia zapisane wcześniej w mailu, arkuszu albo ofercie.

U klienta

Technik jest na miejscu. Dopiero wtedy wychodzą braki.

Aktualny schemat, historia urządzenia albo ważna zmiana zakresu zostały w innym systemie, folderze lub czyjejś głowie.

Po wykonaniu pracy

Zlecenie jest zamknięte w terenie, ale nie w biurze.

Zdjęcia są w telefonie, części w wiadomości, protokół czeka na przygotowanie, a księgowość nie ma danych do rozliczenia.

Najłatwiej zobaczyć ten problem na jednym konkretnym zleceniu: od pierwszych ustaleń aż po dokumenty, rozliczenie i kolejny serwis.

Jeden realistyczny przykład

Zobaczmy, gdzie w zwykłym zleceniu trzeba ponownie szukać, uzupełniać albo przekazywać informacje.

Tak może wyglądać montaż urządzenia, kiedy proces przechodzi przez pocztę, Excel, PDF-y, komunikator i pamięć pracowników.

Ustalenia i oferta

Zapytanie trafia do handlowca. Zakres jest doprecyzowany w wiadomościach i podczas rozmów, a wycena powstaje w arkuszu. Po wysłaniu oferty klient zmienia lokalizację montażu i jeden element zakresu.

Przekazanie do realizacji

Koordynator tworzy zlecenie w osobnym arkuszu i przepisuje dane klienta, urządzenie, termin oraz część ustaleń z oferty i korespondencji.

Praca u klienta

Technik dostaje PDF i adres przez komunikator. Na miejscu okazuje się, że brakuje aktualnego schematu oraz informacji o zmianie zakresu.

Dokumentacja i dalszy serwis

Zdjęcia, części i notatki wracają kilkoma kanałami. Biuro składa z nich protokół, księgowość czeka na potwierdzenie, a termin kolejnego przeglądu trafia do osobnego kalendarza.

Jeżeli podobny przebieg powtarza się regularnie, problemem nie jest pojedynczy błąd. Problemem jest sposób, w jaki dane przechodzą między sprzedażą, realizacją i dalszym serwisem.

Wasze procesy w jednym miejscu

Nie musicie zaczynać od zera ani ręcznie przepisywać całej firmy.

System porządkuje procesy, które już działają w Waszej firmie.

Na początku przenosimy do systemu dane z arkuszy, folderów i używanych dziś narzędzi. Uzgodniony zakres klientów, urządzeń, dokumentów i historii przenosimy do systemu, dzięki czemu bieżąca praca nie wymaga szukania informacji w starych plikach ani przepisywania całej bazy.

Później nowe informacje trafiają bezpośrednio do właściwego procesu - z wiadomości e-mail, formularzy, ofert, dokumentów i aplikacji techników. Dzięki temu sprzedaż, biuro i ekipy terenowe pracują na tych samych, aktualnych danych.

Obecne dane zostają przeniesione

Klienci, kontakty, lokalizacje, urządzenia, dokumenty i otwarte zlecenia są importowane z uzgodnionych arkuszy, folderów oraz obecnych systemów. Przed uruchomieniem sprawdzamy mapowanie, duplikaty i brakujące powiązania.

Nowe informacje trafiają od razu do procesu

Zapytania z poczty, dane z ofert, ustalenia handlowe oraz informacje dodawane przez pracowników trafiają do odpowiedniego klienta, zlecenia lub urządzenia. Nie trzeba ponownie przenosić ich między wiadomościami, dokumentami i arkuszami.

Biuro i technicy pracują na tych samych danych

Koordynator planuje realizację na podstawie aktualnych ustaleń, a technik dostaje na telefon zakres pracy, dokumentację i historię urządzenia. Zdjęcia, pomiary, części, podpis i notatki z terenu wracają bezpośrednio do zlecenia.

System nie zastępuje procesu firmy sztucznym, sztywnym schematem. Łączy jego kolejne etapy i sprawia, że raz wprowadzone informacje są dostępne tam, gdzie będą później potrzebne. Gotowy rdzeń systemu konfigurujemy pod role, etapy, dokumenty i reguły Waszego procesu, bez budowania osobnej aplikacji od zera.

Zobacz, jak system wspiera cały proces

Ten sam proces w gotowym systemie

Te same dane przechodzą dalej. Nikt nie odtwarza realizacji od początku.

System porządkuje dokładnie te miejsca, w których wcześniej pojawiały się arkusze, telefony, brakujące dokumenty i ręczne poprawki.

Karta urządzenia

Centrala wentylacyjna AHU-04

SLA aktywne

12.06.24

Uruchomienie

18.07

Kolejny przegląd

24 h

Czas reakcji SLA

Dane urządzenia

Klient i lokalizacja

KlientTechnika B2B Sp. z o.o.

LokalizacjaWarszawa, hala 2

Numer seryjnyAHU04-2024-1892

Gwarancjado 12.06.2027

Historia i następne kroki

Przegląd okresowy

Zaplanowany na 18 lipca

Protokół podpisany

Zlecenie SRV-1842

Zalecana modernizacja

Do weryfikacji przez handlowca

Zaakceptowana oferta tworzy zlecenie

Klient, lokalizacja, urządzenie, zakres i dokumentacja przechodzą do realizacji bez przepisywania ich do osobnego arkusza.

Zmiany są zapisane w jednym aktualnym miejscu

Koordynator i technik widzą ten sam zakres, ustalenia oraz dokumentację potrzebną do wykonania pracy.

Technik jedzie z kompletem danych

Na telefonie ma checklistę, schemat, historię urządzenia, dane kontaktowe i zakres pracy.

Dane z terenu wracają do właściwego zlecenia

Zdjęcia, pomiary, części, czas pracy, zalecenia i podpis trafiają od razu do jednej realizacji.

Zamknięcie uruchamia dalszy proces

Powstają protokół, dane do rozliczenia, historia urządzenia oraz termin kolejnego przeglądu.

Księgowość i fakturowanie mogą zostać w obecnym systemie.

System zbiera podczas realizacji komplet danych operacyjnych i przekazuje je dalej, zamiast próbować zastępować narzędzie finansowe używane przez firmę.

Zobacz pełny sposób działania

Zlecenie się kończy. Historia urządzenia zostaje.

Każdy montaż dodaje wiedzę potrzebną przy kolejnym przeglądzie, awarii i modernizacji.

Urządzenie lub instalacja pozostają u klienta na lata. Dlatego system nie kończy procesu na podpisanym protokole. Łączy wykonane prace, dokumentację, gwarancję, SLA, części, zalecenia i następne terminy.

Jedna karta urządzenia

Model, numer seryjny, konfiguracja, klient, lokalizacja, data instalacji i dokumentacja techniczna są dostępne w jednym miejscu.

Pełna historia prac

Przeglądy, awarie, naprawy, pomiary, zdjęcia, wymienione części i protokoły pozostają przy właściwym urządzeniu.

Terminy bez prywatnych kalendarzy

Gwarancje, SLA, umowy i harmonogramy przeglądów uruchamiają przypomnienia oraz kolejne zlecenia.

Zalecenia wracają do sprzedaży

Potrzeba wymiany części, dodatkowej usługi albo modernizacji nie ginie w notatce technika. Trafia do dalszej decyzji i obsługi klienta.

Zobacz pełny cykl od oferty do kolejnego serwisu

Kiedy system ma sens

Gdy firma nie mieści się już w pamięci kilku osób.

Nie chodzi wyłącznie o liczbę pracowników. Chodzi o moment, w którym zlecenia, urządzenia i ustalenia przechodzą między ludźmi, a ich pilnowanie wymaga coraz większej liczby telefonów, arkuszy i ręcznych obejść. System najczęściej zaczyna mieć sens, gdy kilka ekip realizuje równoległe zlecenia, a sprzedaż, koordynacja i serwis są już rozdzielone między różne osoby.

Praca odbywa się równolegle

kilka ekip pracuje u różnych klientów
firma realizuje dziesiątki lub więcej zleceń miesięcznie
koordynator planuje wiele terminów, lokalizacji i kompetencji

Odpowiedzialność przechodzi między ludźmi

sprzedaż, koordynacja i realizacja są rozdzielone
technik potrzebuje danych zebranych wcześniej przez biuro
informacje wracają przez telefon, pocztę, komunikatory i pliki

Relacja trwa po montażu

urządzenia lub instalacje pozostają u klientów
firma odpowiada za gwarancje, SLA, przeglądy albo naprawy
serwis, części i modernizacje są źródłem kolejnego przychodu

Pokażmy system na Waszym zleceniu

Najlepiej zacząć od jednego niedawno zakończonego przypadku.

Podczas tej krótkiej, bezpłatnej rozmowy razem przejdziemy przez Wasze rzeczywiste zlecenie. Pokażemy, jak gotowy system obsłużyłby przekazanie danych, pracę technika, dokumentację i dalszy serwis.

Co przygotować

Wystarczy wybrać zakończoną realizację, przy której pojawiło się dodatkowe szukanie danych, telefony, poprawki dokumentów, opóźnione rozliczenie albo inne problemy. Nie trzeba przygotowywać prezentacji ani wysyłać dokumentów przed rozmową.

Co pokażemy

Przejdziemy przez ten sam przypadek w systemie: od zaakceptowanej oferty, przez zlecenie i pracę technika, aż po protokół, historię urządzenia i następny termin.

Co ustalimy

Wstępnie określimy, czy system pasuje do problemu, które 2-3 miejsca warto sprawdzić dokładniej oraz jaki najmniejszy zakres mógłby dać mierzalny efekt.

Uczciwy możliwy wynik

Rozmowa nie musi kończyć się wdrożeniem.

Może się okazać, że obecny sposób pracy jest wystarczający albo że najpierw warto poprawić odpowiedzialność, checklistę lub jeden standard przekazania danych. Jeżeli system nie rozwiązuje właściwego problemu, powiemy to wprost.

Przejdźmy przez jedno zlecenie

Maksymalnie 60 minut

Ustalmy termin przejścia przez Wasze zlecenie.

Zostaw kontakt i, opcjonalnie, krótko opisz realizację. Odezwiemy się, żeby ustalić dogodny termin rozmowy.

Maksymalnie 60 minut Jedno konkretne zlecenie Bez prezentacji i dokumentów przed rozmową